使讀者能夠掌握激活單元格的方法，并能夠在單元格中正確地輸入文本、數字及其他特殊的數據；學會定制輸入數據的有效性，并能夠在輸入錯誤或超出范圍的數據時顯示錯誤信息；掌握幾種快速輸入數據的方式。
在一個新的工作表中，只有活動的單元格才能向其中輸入數據，例如：A1單元格被粗邊框包圍，與別的單元格有所不同，表明單元格A1已被激活，是活動單元格。
12.1.1 使用鼠標激活單元格
鼠標在單元格中移動，將鼠標指針指向任意一個單元格，單擊鼠標左鍵就可以使這個單元格成為活動單元格。由于Excel的工作表由超過256列*65536行組成，屏幕上只能看到工作表的一小部分。如果要將激活的單元格不在屏幕上顯示，可以使用垂直滾動條和水平滾動條調整使其出現在窗口內。操作方法如下：
1． 用鼠標單擊垂直滾動條頂部或底部的滾動箭頭，使工作表每次向上或向下移動一行。或用鼠標拖動滾動條，快速移到工作表的某個位置。拖動滾動條時，會自動出現“滾動提示”指示已移到的行，也可通過左鍵點擊滾動條的方法查看當前所處的行；
2． 再用鼠標單擊水平滾動條兩端的滾動箭頭，使工作表向左或向右移動一列。或用鼠標拖動滾動條，可以快速移到工作表的某個位置。查看當前所處在列的方法與上面相同。
當某個單元格被活時，該單元格所處的行和列的標號都將“突出”顯示如圖1所示。
12.1.2 使用鍵盤激活單元格
當在進行數據輸入，有時使用鍵盤來激活單元格可能比鼠標更方便，但是你一定要先清楚這些按鍵的功能。
選中單元格
12.2 單元格或單元格區域的選擇
在使用Excel進行工作的時候，有時需要選擇一個單元格或一定區域范圍的單元格。
12.2.1 選擇連續的單元格
1．使用鼠標選中單元格區域
如果想使用鼠標選擇一個單元格區域，方法如下：
1. 鼠標單擊要定義區域左上角的單元格，此時鼠標指針為 形狀；
2. 按住鼠標左鍵并拖動鼠標到要定義區域的右下角；
3. 松開鼠標左鍵盤，選擇的區域將反白顯示。其中，只有第一個單元格維持正常顯示，表明它為當前活動的單元格（如圖2中A7單元格），其他均被置為黑色，如圖2所示。若想取消選擇，則用鼠標單擊工作表中任一單元格，或者按任一箭頭鍵盤。
2．使用鍵盤選中單元格區域
如果想使用鍵盤來選擇單元格區域，操作方法如下：
1．移動箭頭鍵盤到想選擇區域左上角的單元格；
2．按Shift鍵，同時移動箭頭鍵來選擇范圍；
12.2.2 選擇不連續單元格區域的方法
1．使用鼠標選擇不連續的單元格區域
用鼠標選擇不連續的單元格區域，操作方法是：
1．單擊并拖動鼠標選擇第一個單元格區域；
2．按Ctrl鍵，再選擇另一個單元格區域。
2．使用鍵盤選擇不連續的單元格區域
用鍵盤選擇不連續的單元格區域，操作方法是：
1．按住Shift鍵，同時移動箭頭鍵選擇第一個單元格區域；
2．按Shift+F8鍵，此時狀態欄中出現“ADD”字樣；
3．移動箭頭鍵到下一個想選擇區域左上角的單元格；
4．按Shift鍵和箭頭鍵選擇第二個區域。
選擇區域結果如圖2所示：
選中不連續的單元格區域
選定單元格之后，就可以在單元格中輸入文本、數字、時間或公式等內容了。
12.3.1 輸入文本
大部分工作表都包含文本項，它們通常用于命名行或列。文本包含漢字、英文字母、數字、空格以及其他合法的鍵盤能鍵入的符號，文本通常不參與計算。Excel 2000每個單元格最多可容納的字符數是32000個。缺省情況下，在單元格中按左邊對齊。
1．輸入文本
要想在工作表中輸入文本可以按下面的步驟：
4. 單擊想要輸入文本的單元格，將其激活；
5. 輸入任何想要輸入的文本；
6. 如果想要把當前活動的單元格分隔為多個單獨的行，則可以用Alt+Enter鍵；
7. 當當前單元格輸入完畢后，可以用下列方法離開該單元格：
Ø 按回車鍵移動到下一個單元格；
Ø 按Tab鍵移動到右邊的單元格；
Ø 按方向鍵，可向任意方向移動；
Ø 使用鼠標單擊任何想要移動到的單元格；
Ø 單擊編輯欄上的 按鈕，單擊 按鈕則會取消本次輸入。
2．超長文本的處理
當輸入的的文本超過了列的寬度時，Excel會讓文本自動的進入右邊的列，如圖3所示。
文本超寬時自動進入右邊的列
如果相鄰的單元格內有內容，則會按照列的寬度顯示盡可能多的字符，而其余的字符不再顯示，如圖4，這并不意味那些文本被刪除了，只要改變了列寬或采用前面介紹的折行的方式格式化該單元格之后，就會看到全部的內容。調整列寬的方法在以后的章節再進行詳細介紹。
文本超寬時如果右邊不空則多余的字符不顯示
3．修改正在輸入的文本
Ø 當文本出現在活動單元格和編輯欄中，按Back space鍵和Del鍵可以刪除插入的字符。
Ø 如果把一個數字作為字符，例如：學號等。只要在輸入的數字的左上角加上一個單撇號（如“‘001”），Excel就會把該數字作為字符處理，將它按缺省的沿著單元格左對齊。
4．記憶式輸入
Excel具有“記憶式鍵入”的功能。如果在單元格鍵入開始的幾個字符，Excel將根據該列中已輸入的內容自動完成輸入。例如，我們在單元格B6中輸入了“張杰”，在單元格B14中輸入了“張”字，后跟著出現“杰”字。此時，自動填充的“杰”字呈反白顯示。
12.3.2 輸入數字
Excel在遇到范圍于0~9中的數字以及含有正號、負號、貨幣符號、百分號、小數點、指數符號以及小括號等數據時，就將其看成是數字類型。輸入數字時，Excel自動將它沿單元格右邊對齊。
例如要輸入負數，在數字前加一個負號，或者將數字括在括號內；輸入“-10”和“（10）”都可以在單元格中得到-10。
當輸入分數（如3/5）時，應先輸入“0”及一個空格，然后輸入“3/5”。如果不輸入“0”， Excel會把“3/5當作為日期處理，認為輸入的是“3月5日”。
12.3.3 輸入日期和時間
在Excel中，日期和時間均按數字處理，還可以在計算中當作值來使用。當Excel辨認出鍵入的日期或時間時，格式就由常規的數字格式轉換為內部的日期格式。
1．日期格式
輸入日期的格式有多種，Excel都可以識別并轉變為缺省的日期格式（缺省的日期格式可以改變）。輸入時可以用斜杠、破折號、文本的組合來輸入，如下面的方法都可以輸入1999年10月25日：
10-25-99，10-25-1999，10/25/99，10/25/1999，10-25/99，OCT 25 1999，23.12.1999
2．插入當前日期
想在單元格中插入當前的日期，可以按Ctrl+；(分號)鍵。
缺省顯示方式是由Windows有關日期的設置決定的，可以在“控制面板”中進行更改，具體辦法可查閱有關Windows的一些資料，這里就不再贅述了。
3．時間格式
輸入時間時，小時、分鐘、秒之間用冒號分隔。Excel把插入的時間當作上午時間（AM，例如，輸入“5:30:02”，會視為“5:30:02AM”），如果輸入下午時間則在時間后面加一個空格，然后輸入“PM”或“P”即可。
4．插入當前時間
想在單元格中插入當前的時間，可以按Ctrl+：（冒號）鍵。
如果想在單元格中同時插入日期和時間，先輸入時間或先輸入日期均可，中間要用空格隔開。
12.4 檢查數據輸入的有效性
在Excel中，可以使用“數據有效性”來控制單元格中輸入數據的類型及范圍。這樣可以限制其他用戶不能給參與運算的單元格輸入錯誤的數據，以避免運算時發生混亂。
在選定的限定區域中的單元格或在單個單元格中輸入無效數據時，顯示字定義輸入提示信息和出錯提示信息。
12.4.1 指定有效的數據類型及范圍
如果要為單元格指定有效數據范圍，方法如下：
1． 選定需要限制其有效數據范圍的單元格；
2． 選擇“數據”菜單中的“有效性”命令，打開如圖5所示的“數據有效性”對話框，并選中“設置”標簽；
